Tunnista turhauttavat palaverit – tee palaverivallankumous!

Tunnista turhauttavat palaverit – tee palaverivallankumous!

Marjut Alatalo​​​​​​​

Montako palaveria, kokousta, tapaamista järjestät viikossa? Entä moneenko itse osallistut? Moniko niistä voidaan kokea tai olet kokenut turhauttavaksi?

Kun kysyin palavereista joukolta asiantuntijoita ja esimiehiä, oli heidän vastauksensa tylyä kuultavaa: suurin osa kokouksista, joihin he osallistuvat, koetaan turhauttaviksi. Monen työajasta jopa 40% kuluu palavereissa tai niihin valmistautumisessa.

Kokousbarometrin (2015) mukaan eniten aikaa kului hukkaan agendan ulkopuolisten asioiden käsittelyyn 64%, myöhästyneiden osallistujien odotteluun 44% sekä varsinaiseen aiheeseen pääsemiseen 31%.

Tehottomiin kokouksiin kuluu 100 hengen organisaatiolta jopa 1,5 miljoonaa euroa vuodessa!

 

Nouskaamme siis barrikadeille ja tehkäämme palaverivallankumous!

Tässä on listattuna asioita, josta tietää, että palaveri tulee turhauttamaan. Pysähdy ja mieti mitä teet toisin, jotta nämä asiat eivät toteudu.

  1. Palaverissa ei ole agendaa eikä tavoitettaEi ole järkevää palaveerata, jos vetäjälle tai osallistujille ei ole selvää, miksi kokoonnumme yhteen ja mitä aiomme tällä saavuttaa. Kun palaverilla ei ole tavoitetta, niin silloin harvoin myöskään saavutetaan mitään sellaista, mitä ei olisi saavutettu muilla keinoin.Tehokkaassa palaverissa jokainen osallistuja tietää mitä häneltä odotetaan, miksi hänet on kutsuttu mukaan, mikä kokoontumisen tavoite on ja miten minun on hyvä siihen valmistautua.  Eli siis agenda, tavoite ja oma rooli tiedossa jo etukäteen.
  1. Palaverin asialistan asiat ovat sellaisia, mitkä olisi voinut hoitaa tiedottamallaAika moni palaveri järjestetään, jotta joku pitää yksinpuhelua. Yhteistä keskustelua ei käydä. Saati sitten uskallettaisiin kyseenalaistaa jonkun asiantuntijan tekemää esitystä. Vielä vähemmän esitetään ”tyhmiä” kysymyksiä esityksen pitäjälle. Tehokkaassa palaverissa osallistujat joutuvat käyttämään omia aivojaan ja osallistumaan!
  1. Palaveriin on kutsuttu paljon henkilöitäMikäli palaverin osallistujalista on pitkä kuin nälkävuosi, on palaveri todennäköisesti suurimmalle osalle turhauttava. Mitä vähemmän ihmisiä osallistuu palaveriin, sitä tehokkaampana se pysyy. Palaveriin ei kannata kutsua varalta jotain, vaan kannattaa nähdä vähän vaivaa siihen, että selvittää kenet kannattaa kutsua.
  1. Palaveri on kesto neljä tuntiaPalaveri ei ole enää palaveri, jos se kestää neljä tuntia. Suurella todennäköisyydellä suurin osa siitä kahdesta tunnista mene hukkaan. Näissä palavereissa todennäköisesti odotellaan toisia (ollaan myöhässä), hoidetaan muita asioita (ei olla läsnä) tai muuten vain menetelmät ovat tehottomat, sillä 4h palaveria ei pitäisi pitää, vaan toteuttaa muuten osallistaen.

Palaverin aikaraja on syytä miettiä tavoitteen mukaiseksi. Kun tavoite on selvä, jokainen osallistuja tietää mitä ja miksi kokoonnutaan ja mikä oma rooli on, päästää jopa puolessa tunnissa tavoitteeseen.

Mitä ajatuksia tämä sinussa herätti? Mitä oivalsit?

Executive coach & trainer
Marjut Alatalo, Coaching House Oy